En France, le Code du travail oblige l’employeur à remettre à chaque salarié, lors du versement du salaire, un bulletin de paie comportant des mentions obligatoires. Depuis quelques années, la remise de ces documents peut se faire sous format électronique, à condition de respecter des règles bien précises.
– Consentement du salarié : Depuis 2017, l’accord préalable du salarié n’est plus requis. Toutefois, chaque salarié peut s’opposer à ce mode de transmission à tout moment. L’employeur a l’obligation d’informer ses salariés de ce droit au moins un mois avant la mise en place du système.
– Sécurité et confidentialité : La protection des données personnelles est essentielle. Les bulletins de paie électroniques doivent être sécurisés contre toute modification, perte ou divulgation non autorisée. Cela passe par l’utilisation de systèmes techniques fiables, tels que des mots de passe robustes et des protocoles de sécurité avancés.
– Accessibilité et disponibilité : Les salariés doivent pouvoir accéder facilement à leurs bulletins dématérialisés pendant au moins cinq ans, ou jusqu’à leur départ à la retraite, suivi de six années supplémentaires. En cas de fermeture du service de stockage, ils doivent être avertis à l’avance pour récupérer leurs documents.
Au niveau européen, le RGPD impose des exigences strictes en matière de confidentialité et de sécurité pour la protection des données personnelles. La CNIL, autorité administrative indépendante française chargée de sanctionner les manquements au RGPD, a précisé que « sans mesures complémentaires, les canaux de transmission de données grand public (par exemple : messagerie électronique, messagerie instantanée…) sont rarement des moyens sûrs pour transmettre des données personnelles ». Ainsi, selon la CNIL, il est donc particulièrement risqué d’utiliser les boîtes mail pour transmettre des bulletins de paie, celles-ci n’étant pas conformes aux exigences de sécurité du RGPD.
Dans cette perspective, e-TeamSport propose une solution ! En effet, nous mettons à disposition du client un espace sécurisé « e-Coffre-fort » qui répond à toutes les exigences légales nationales et aux réglementations européennes, garantissant à ses utilisateurs sérénité et conformité pour l’archivage et le stockage d’information à caractère sensible.
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